Team Assistant (m/f/d) - Office & Operations Allrounder
Wonderwerk Consulting
- Vienna
- With professional experience
- Permanent employment
- Full-time
- Austria
- Show salary
- Published before 1 month
Als Change-Beratung gestalten wir bei Wonderwerk die Zukunft von Organisationen – mit klarem Fokus auf nachhaltige Transformation, Innovation und Leadership.
Your tasks
- Unterstützung der Geschäftsführung und Projektteams in organisatorischen und administrativen Belangen
- Terminkoordination sowie Reiseorganisation (Buchung, Spesen, Abrechnung)
- Office-Management inkl. Bestellwesen (Büromaterial, Getränke etc.) und Standortpflege
- Planung, Vorbereitung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen, Workshops und Team-Offsites
- Verwaltung und Betreuung unserer Infrastruktur
- Organisation und Koordination von öffentlichen Ausschreibungen inkl. Dokumentation, Fristenmanagement und Angebotslegung
- Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungslegung, Zahlungsverkehr und Mahnwesen
- Laufende Abstimmung mit unserer Steuerberatung
- Strukturierte Ablage und Dokumentenmanagement im digitalen Umfeld
- Unterstützung im Recruiting-Prozess (Terminorganisation, Kommunikation, Dokumentation)
- Begleitung von Onboardings und Offboardings
- Organisation von Teamevents, Geburtstagen und kleinen Aufmerksamkeiten
- Pflege und Wartung unserer Website (WordPress)
- Unterstützung bei Newslettern, Mailings und digitalen Kampagnen
- Pflege und Weiterentwicklung unseres CRM-Systems
- Offenheit und Neugier im Umgang mit KI-Tools und digitalen Lösungen
- Bereitschaft, interne Prozesse durch Automatisierung effizienter zu gestalten
- Aktive Mitwirkung in der Weiterentwicklung unserer AI-First-Arbeitsweise
Your profile
- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in Assistenz-, Office- oder Projektrollen
- Abgeschlossene Ausbildung auf Matura-Niveau (HAK, HLW, AHS o. Ä.), ein Studium ist ein Plus
- Ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse sowie digitale Grundsicherheit (CRM, Buchhaltungstools, Cloudlösungen)
- Hohe Textsicherheit in Deutsch und Englisch
- Sehr gutes Selbstmanagement, strukturiertes Arbeiten – auch unter hoher Taktung
- Interesse an neuen Technologien, insbesondere im Bereich KI und Prozessautomatisierung
- Proaktive Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität, Diskretion und Verlässlichkeit
Your benefits:
- Ein inspirierendes und modernes Arbeitsumfeld in zentraler Lage in Wien
- Direkte Kommunikation und viel Eigenverantwortung
- Jahresbruttogehalt ab EUR 42.000 (All-In, Vollzeit, Überbezahlung abhängig von Qualifikation & Erfahrung)
- Zahlreiche Benefits: Jahreskarte Wiener Linien, Firmenrad, Teamevents, Fortbildungen u. v. m.
Wonderwerk Consulting
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