PROJEKT- & EXECUTIVE ASSISTANT (M/W/D)
Swing Kitchen
- Wien
- Feste Anstellung
- Vollzeit
- Arbeiten vor Ort
- Mit Berufserfahrung
- Österreich
Aufgaben
- Unterstützung bei Bestellungen, Lieferantenkoordination und administrativen Prozessen
- Pflege und Organisation von Daten in unserem ERP-System („meinBusiness“)
- Vor- und Nachbereitung von Unterlagen (z. B. Rechnungs- und Reportingsammlungen)
- Strukturierung, Planung und Nachhalten zentraler Projekte (z. B. Menü-Launch, interne Kommunikation, Franchise-Updates)
- Erstellung von Projektplänen, To-Do-Listen, Timelines und Status-Reports für die Geschäftsführung
- Laufende Kontrolle von Deadlines und Verantwortlichkeiten – proaktives Nachhalten im Team
- Schnittstelle zwischen HQ, Stores, Franchise-Partnern und externen Partnern zur Sicherstellung der Umsetzung
- Unterstützung bei Change-Management-Prozessen und Transformationsprojekten
- Vorbereiten und Zusammenfassen von Finance- und Controlling-Informationen (z. B. Reportings, Forecasts, Bankunterlagen)
- Erstellung von Präsentationen, Briefings und Kommunikationsvorlagen
- Eigenständige Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern im Namen des Geschäftsführers
- Organisation und Nachbereitung von Meetings, inklusive Dokumentation von Entscheidungen und To-Dos
Profil
- Erste Berufserfahrung im Projektmanagement, in einer Assistenzrolle oder im Bereich Operations
- Hands-on-Mentalität und Freude an operativer Arbeit (Excel, Systeme, Organisation)
- Hohe Eigeninitiative, schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
- Fähigkeit, komplexe Projekte in überschaubare Arbeitspakete zu zerlegen und Deadlines nachzuhalten
- Starke Kommunikationsfähigkeiten, sowohl intern als auch extern
- Belastbar und flexibel – du fühlst dich wohl in einer Transformationsphase
- Fließende Deutschkenntnisse, sehr gute Englischkenntnisse
Wir bieten
- Enge Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer und Einblick in die Transformation eines bekannten Gastronomie-Startups
- Eine Schlüsselrolle in einer spannenden Restrukturierungs- und Wachstumsphase
- Möglichkeit, dich mittelfristig in Richtung Chief of Staff oder Projektleitung weiterzuentwickeln
- Ein dynamisches Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und viel Verantwortung
- HQ-Büro in zentraler Lage im 4. Bezirk nahe Karlsplatz
PROJEKT- & EXECUTIVE ASSISTANT (M/W/D) in Wien
Swing Kitchen
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