- Vienna, Austria
- With professional experience
- Permanent employment
- Full-time
- Hybrid
- Home office possible
Wir sind Wonderwerk eine Beratung für Change, Transformation, Leadership und Innovation. Für unser Team in Wien suchen wir eine Person, die unsere internen Abläufe im Griff hat und dafür sorgt, dass im Backoffice alles rund läuft.
Du arbeitest schnell, strukturiert und zuverlässig auch wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen? Du übernimmst Aufgaben eigenständig und bringst sie in hoher Qualität zum Abschluss? Dann passt diese Rolle zu dir.
Your tasks
Office- & Team-Support
- Unterstützung der Partner und Projektteams in operativen und organisatorischen Themen
- Terminkoordination sowie Reiseorganisation inkl. Abrechnung
- Office-Management (Bestellwesen, Standortorganisation, Infrastruktur)
- Planung und Organisation von Workshops, Events und Offsites
- Koordination von Ausschreibungen inkl. Fristenmanagement und Angebotslegung
Finanzen & Administration
- Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungslegung, Zahlungsverkehr, Mahnwesen
- Strukturierte digitale Ablage und Dokumentenmanagement
HR & Teamevents
- Unterstützung im Recruiting (Koordination, Kommunikation, Dokumentation)
- Organisation von On- und Offboardings
- Mitgestaltung von Teamformaten und internen Events
Marketingunterstützung
- Pflege der Website (WordPress)
- Unterstützung bei Newslettern und digitalen Kampagnen
- Pflege des CRM-Systems
Your profile
- Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Assistenz-, Office- oder Backoffice-Rollen
- Ausbildung auf Matura-Niveau (HAK, HLW, AHS o. Ä.), Studium von Vorteil
- Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, Englisch verhandlungssicher
- Sehr gute MS-Office- und MS-Teams-Kenntnisse
- Sichere praktische Anwendung von KI-Tools (z. B. ChatGPT, Claude)
- Schnelle, strukturierte und genaue Arbeitsweise
- Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten
- Selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
- Stabilität und Belastbarkeit bei hoher Arbeitsdichte
Your benefits:
- Schönes Büro in zentraler Lage in Wien
- Ein großartiges Team mit viel Ambition, das zusammenhält und sich gegenseitig unterstützt inklusive Office-Hund
- Hohe Eigenverantwortung und direkte Kommunikation
- All-In Vertrag (Vollzeit auf Basis von 40h) mit einem Jahresbruttogehalt von EUR 44.800
- Das Gehalt wird abhängig von Qualifikation, Erfahrung und Passung individuell festgelegt und kann bei entsprechender Eignung über dem vorgesehenen Rahmen liegen
- Zahlreiche Benefits (Wiener Linien Jahreskarte, Firmenrad, Teamevents und Weiterbildungen)
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