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Office- & Teamassistenz (m/w/d)

Wonderwerk Consulting

  • Österreich, Wien
  • Full-time
  • Home office possible
  • Hybrid

Tasks

Office- & Team-Support

  • Unterstützung der Partner und Projektteams in operativen und organisatorischen Themen
  • Terminkoordination sowie Reiseorganisation inkl. Abrechnung
  • Office-Management (Bestellwesen, Standortorganisation, Infrastruktur)
  • Planung und Organisation von Workshops, Events und Offsites
  • Koordination von Ausschreibungen inkl. Fristenmanagement und Angebotslegung

Finanzen & Administration

  • Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungslegung, Zahlungsverkehr, Mahnwesen
  • Strukturierte digitale Ablage und Dokumentenmanagement

HR & Teamevents

  • Unterstützung im Recruiting (Koordination, Kommunikation, Dokumentation)
  • Organisation von On- und Offboardings
  • Mitgestaltung von Teamformaten und internen Events

Marketingunterstützung

  • Pflege der Website (WordPress)
  • Unterstützung bei Newslettern und digitalen Kampagnen
  • Pflege des CRM-Systems

profile

  • Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Assistenz-, Office- oder Backoffice-Rollen
  • Ausbildung auf Matura-Niveau (HAK, HLW, AHS o. Ä.), Studium von Vorteil
  • Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, Englisch verhandlungssicher
  • Sehr gute MS-Office- und MS-Teams-Kenntnisse
  • Sichere praktische Anwendung von KI-Tools (z. B. ChatGPT, Claude)
  • Schnelle, strukturierte und genaue Arbeitsweise
  • Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten
  • Selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
  • Stabilität und Belastbarkeit bei hoher Arbeitsdichte

We offer

  • Schönes Büro in zentraler Lage in Wien
  • Ein großartiges Team mit viel Ambition, das zusammenhält und sich gegenseitig unterstützt – inklusive Office-Hund
  • Hohe Eigenverantwortung und direkte Kommunikation
  • All-In Vertrag (Vollzeit auf Basis von 40h) mit einem Jahresbruttogehalt von EUR 44.800
  • Das Gehalt wird abhängig von Qualifikation, Erfahrung und Passung individuell festgelegt und kann bei entsprechender Eignung über dem vorgesehenen Rahmen liegen
  • Zahlreiche Benefits (Wiener Linien Jahreskarte, Firmenrad, Teamevents und Weiterbildungen)

Office- & Teamassistenz (m/w/d) in Wien

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